Księgi handlowe

Ustawa o rachunkowości a obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych spoczywa na jednostkach mających osobowość prawną, a także na tych podmiotach, które po przekroczeniu określonego progu przychodów zostają zobligowane do stosowania pełnej księgowości. Dotyczy to w szczególności:

• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółek akcyjnych,
• spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
• fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą,
• jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych przepisów, np. uczelni wyższych czy jednostek samorządu terytorialnego.

obowiązek ten obejmuje również osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych, które w poprzednim roku obrotowym osiągnęły przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w wysokości przekraczającej równowartość 2,5 milionów euro w przeliczeniu na złote. Przekroczenie tego progu powoduje konieczność przejścia z uproszczonej ewidencji (np. księgi przychodów i rozchodów) na pełne księgi handlowe.

Dobrowolne prowadzenie ksiąg handlowych – wybór, który się opłaca

Istnieje również możliwość prowadzenia ksiąg handlowych dobrowolnie, nawet jeśli firma nie przekroczyła progu przychodowego. W praktyce jest to rozwiązanie wybierane przez przedsiębiorców, którzy chcą zwiększyć przejrzystość swoich finansów, planują pozyskanie inwestora lub dążą do przekształcenia swojej działalności w spółkę kapitałową. Prowadzenie pełnej księgowości pozwala na znacznie bardziej szczegółowe raportowanie, analizę rentowności projektów oraz pełniejsze zarządzanie przepływami finansowymi.
Dobrowolne wprowadzenie ksiąg handlowych często stanowi element świadomej strategii rozwoju firmy.

Spółki i fundacje – obowiązki wynikające z formy prawnej

Niezależnie od wysokości przychodów, niektóre podmioty są z mocy prawa zobowiązane do prowadzenia ksiąg handlowych. Mowa tu przede wszystkim o spółkach kapitałowych, takich jak spółki z o.o. i spółki akcyjne oraz spółki komandytowe. Obowiązek ten obejmuje również fundacje oraz stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą. Nawet jeśli te podmioty dopiero rozpoczynają działalność i nie osiągnęły jeszcze znaczących przychodów, już od pierwszego dnia funkcjonowania muszą stosować pełną rachunkowość.
W tym kontekście prowadzenie ksiąg handlowych staje się nie tylko obowiązkiem, ale również wyzwaniem organizacyjnym, wymagającym współpracy z doświadczonym biurem rachunkowym, które zna specyfikę danej branży oraz lokalnego rynku.

Księgi handlowe a bezpieczeństwo prawno-podatkowe

Nie można pominąć faktu, że księgi handlowe pełnią także funkcję zabezpieczającą. W sytuacji kontroli podatkowej, postępowania sądowego czy oceny zdolności kredytowej, rzetelnie prowadzone księgi stanowią niepodważalny dowód w sprawie. Pozwalają udokumentować każdą transakcję, a także wykazać zgodność działań firmy z obowiązującymi przepisami.
Dlatego tak ważne jest, by prowadzenie ksiąg handlowych powierzyć ekspertom, którzy zadbają nie tylko o bieżące rozliczenia, ale także o spójność, kompletność i zgodność danych księgowych z wymogami prawa.