KOBiZE, BDS, BDO i Urząd Marszałkowski – najważniejsze terminy sprawozdawcze, o których przedsiębiorcy nie mogą zapomnieć

Wielu przedsiębiorców kojarzy obowiązki środowiskowe głównie z dużymi zakładami przemysłowymi. W praktyce wygląda to jednak zupełnie inaczej. Wystarczy jeden samochód służbowy, ogrzewanie firmowego lokalu, klimatyzacja czy prowadzenie podstawowych procesów technicznych, aby pojawił się obowiązek złożenia odpowiedniego sprawozdania. Problem polega na tym, że wiele firm orientuje się za późno – dopiero wtedy, gdy termin już minął.

Dlatego warto uporządkować najważniejsze obowiązki sprawozdawcze, które dotyczą firm korzystających ze środowiska lub wprowadzających na rynek określone produkty i odpady. Wśród nich szczególnie istotne są sprawozdania do KOBiZE, BDS, BDO oraz do Urzędu Marszałkowskiego.

KOBiZE – termin do 28 lutego, ale nadal warto działać

Sprawozdanie do Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami, czyli KOBiZE, dotyczy firm, które korzystają ze środowiska i emitują substancje do powietrza. Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że chodzi wyłącznie o duże instalacje przemysłowe. Tymczasem obowiązek może dotyczyć również niewielkiej działalności gospodarczej.

Najczęściej mówimy o sytuacjach, w których firma:

• posiada choć jeden pojazd służbowy,
• ogrzewa obiekt kotłem, na przykład gazowym lub olejowym,
• użytkuje klimatyzację,
• prowadzi procesy takie jak spawanie, cięcie, szlifowanie albo inne działania powodujące emisję do powietrza.

To oznacza, że obowiązek sprawozdawczy może objąć nie tylko zakłady produkcyjne, lecz także biura, warsztaty, firmy usługowe czy niewielkie przedsiębiorstwa rodzinne. Jeśli sprawozdanie nie zostało złożone w terminie do 28 lutego, nie warto tego odkładać. Nadal można uzupełnić obowiązek, a szybka reakcja zwykle jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem.

BDS – obowiązek ważny dla firm pracujących z czynnikami chłodniczymi

Drugim istotnym obowiązkiem jest sprawozdanie do Bazy Danych Sprawozdań, czyli BDS. Dotyczy ono podmiotów wykorzystujących czynniki chłodnicze, a więc obszaru, który w ostatnich latach obejmuje coraz więcej firm.

Ten obowiązek może dotyczyć między innymi:

• firm serwisujących klimatyzację, pompy ciepła i urządzenia chłodnicze,
• warsztatów samochodowych wykonujących obsługę i nabijanie klimatyzacji,
• hurtowni oraz dystrybutorów sprzedających czynniki chłodnicze,
• producentów i importerów urządzeń zawierających czynniki chłodnicze.

Termin na złożenie tego sprawozdania również upływał 28 lutego. Jeżeli firma działa w jednym z powyższych obszarów, warto jak najszybciej sprawdzić, czy obowiązek został dopełniony. W tym przypadku przeoczenie terminu często wynika nie ze złej woli, lecz z braku świadomości, że zakres działalności podlega pod konkretne wymogi środowiskowe.

BDO – obowiązek, który dotyczy zaskakująco wielu firm

Spośród wszystkich obowiązków środowiskowych to właśnie sprawozdanie w systemie BDO dotyczy największej grupy przedsiębiorców. Termin jego złożenia przypada na 15 marca, dlatego warto odpowiednio wcześnie zweryfikować, czy firma powinna przygotować roczne sprawozdanie.

Obowiązek ten obejmuje między innymi:

• firmy wytwarzające odpady inne niż komunalne, na przykład warsztaty, zakłady produkcyjne czy cukiernie, sklepy internetowe oraz gastronomię wprowadzające produkty w opakowaniach,
• producentów i importerów produktów w opakowaniach,
• firmy wprowadzające opony, oleje smarowe, pojazdy, baterie, akumulatory oraz sprzęt elektryczny i elektroniczny,
• sklepy udostępniające klientom torby foliowe objęte opłatą recyklingową.

W praktyce oznacza to, że wpis do rejestru BDO bardzo często wiąże się także z obowiązkiem złożenia rocznego sprawozdania. Wielu przedsiębiorców zakłada, że sam numer rejestrowy załatwia sprawę. Tymczasem to dopiero początek obowiązków, które trzeba realizować cyklicznie.

Urząd Marszałkowski – termin do 31 marca i częsty brak świadomości

Do końca marca, a dokładnie do 31 marca, część firm musi złożyć również sprawozdanie o korzystaniu ze środowiska do właściwego Urzędu Marszałkowskiego. Ten obowiązek bardzo często dotyczy tych samych podmiotów, które składają raport do KOBiZE, ponieważ również odnosi się do emisji substancji do powietrza.

Obowiązek może pojawić się, gdy firma:

• użytkuje pojazd służbowy,
• ogrzewa nieruchomość firmową,
• korzysta z klimatyzacji,
• prowadzi procesy technologiczne powodujące emisję.

To właśnie tutaj najczęściej pojawia się zaskoczenie. Dla wielu małych firm informacja, że nawet jeden samochód firmowy może oznaczać obowiązek sprawozdawczy, jest po prostu nieintuicyjna. A jednak w praktyce takie sytuacje zdarzają się bardzo często.

Dlaczego przedsiębiorcy najczęściej spóźniają się ze sprawozdaniami?

Największym problemem nie zawsze jest sam proces przygotowania dokumentacji. Znacznie częściej trudność stanowi rozpoznanie, że obowiązek w ogóle istnieje. Przedsiębiorcy skupiają się na bieżącej działalności, sprzedaży, klientach i kosztach operacyjnych, a kwestie środowiskowe traktują jako temat zarezerwowany dla dużych podmiotów. To błąd, który może kosztować czas, stres i konieczność szybkiego nadrabiania formalności.

Najczęstsze przyczyny opóźnień to:

• brak wiedzy o tym, że dana działalność podlega obowiązkowi,
• przekonanie, że mała skala działalności zwalnia ze sprawozdawczości,
• brak regularnego monitorowania terminów,
• niepewność, który system dotyczy konkretnej firmy.

Lepiej sprawdzić obowiązek niż założyć, że Cię nie dotyczy

W przypadku sprawozdań środowiskowych najgorszym rozwiązaniem jest ignorowanie tematu. Znacznie bezpieczniej jest zweryfikować, czy działalność podlega pod KOBiZE, BDS, BDO lub obowiązek wobec Urzędu Marszałkowskiego, niż działać w przekonaniu, że sprawa na pewno nas nie dotyczy.

W praktyce nawet pozornie niewielkie elementy działalności, takie jak klimatyzacja w lokalu, eksploatacja samochodu służbowego czy sprzedaż produktów w opakowaniach, mogą generować konkretne obowiązki sprawozdawcze. Im wcześniej zostaną one rozpoznane, tym łatwiej uniknąć nerwowej końcówki lutego i marca.

Podsumowanie

Koniec pierwszego kwartału to dla wielu firm czas ważnych obowiązków środowiskowych. KOBiZE i BDS mają termin do 28 lutego, BDO do 15 marca, a sprawozdanie do Urzędu Marszałkowskiego do 31 marca. Co ważne, obowiązki te nie dotyczą wyłącznie dużych przedsiębiorstw. Bardzo często obejmują także małe firmy usługowe, sklepy internetowe, warsztaty, gastronomię czy podmioty korzystające z klimatyzacji i pojazdów służbowych.

Dlatego zamiast zakładać, że temat Cię nie dotyczy, lepiej po prostu to sprawdzić. W obszarze sprawozdawczości środowiskowej ostrożność naprawdę się opłaca.