Wigilia firmowa oraz prezenty dla pracowników i kontrahentów

Grudzień w firmie to wyjątkowy czas – zamykamy rok, analizujemy wyniki, rozmawiamy o planach na kolejny kwartał. Ale oprócz spraw czysto biznesowych, wielu z nas myśli też o atmosferze świąt i tym, jak podziękować pracownikom za wspólny rok pracy. Wigilia firmowa, prezenty dla pracowników i kontrahentów to sposoby, by wyrazić wdzięczność, zintegrować zespół i choć na chwilę oderwać się od codziennego tempa. Dobrze zaplanowane wydatki pozwolą mile spędzić świąteczny czas, ale również uniknąć ryzyk podatkowych.

Co możesz zaliczyć do kosztów podatkowych:

Dekoracje świąteczne firmy

Choinki, stroiki, oświetlenie, iluminacje uliczne, ozdoby na witrynach wprowadzające świąteczna atmosferę, jeśli zwiększają atrakcyjność miejsca pracy lub punktu sprzedaży mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodu.

Kartki świąteczne i prezenty dla kontrahentów

Drobne prezenty, podtrzymywanie relacji są dobrym pomysłem na utrzymanie klientów. Jeśli prezenty są niewielkiej wartości i mają charakter promocyjny można ująć je w kosztach uzyskania przychodów. Przykładowe prezenty to: kartki świąteczne, kubki, kalendarze, długopisy, breloczki, smycze, notesy z logiem firmy.

Wigilia firmowa

Wigilia firmowa może przybierać różne formy – od nieformalnego spotkania w biurze przez uroczystą kolację w restauracji, aż po duże wydarzenie z udziałem zaproszonych gości, programem artystycznym i prezentami.

Nie każde spotkanie świąteczne można automatycznie uznać za koszt uzyskania przychodu. Zależy to m.in. od tego, czy wydarzenie służy integracji pracowników, poprawie atmosfery w miejscu pracy i zwiększeniu motywacji – czyli celom, które pośrednio wpływają na osiągane przychody. To bardzo istotne, ponieważ tylko wtedy mamy prawo mówić o tym, że wydatek na wigilię spełnia przesłanki zawarte w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (analogicznie: art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Kiedy można uznać wigilię za koszt uzyskania przychodu

• Cel spotkania: Wigilia musi być zorganizowana w celu integracji pracowników, motywacji do lepszej pracy i poprawy atmosfery w zespole.
• Uczestnicy: wydarzenie musi być przeznaczone wyłącznie dla pracowników.
• Dokumentacja: Należy zachować wszystkie dokumenty (np. faktury) i przygotować dodatkowe potwierdzenie celu spotkania, np. plan lub raport, który pokaże związek z działalnością firmy.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów jeśli wigilię organizujemy samodzielnie:

• Catering – jedzenie i napoje
• Dekoracje – świąteczne ozdoby, choinka
• Wynajem Sali
• Inne np. wynajem sprzętu muzycznego, animatora

Kiedy wigilia NIE jest kosztem uzyskania przychodu

• Udział kontrahentów: Jeśli spotkanie jest organizowane także dla członków rodzin pracowników, kontrahentów lub partnerów biznesowych, stanowi to wydatek na cele reprezentacyjne i nie można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
• Brak związku z działalnością: Jeśli nie uda się udowodnić, że spotkanie miało na celu integrację, motywację lub miało związek z przychodami firmy, nie może być ono kosztem podatkowym.

Wigilia firmowa a VAT

Odliczenie VAT nie przysługuje od zakupu usług gastronomicznych (jeżeli więc organizujemy wigilię firmową w lokalu, który przygotowuje i podaje jedzenie, to wówczas nie odliczymy podatku VAT). Z inną sytuacją mamy jednak do czynienia np. w przypadku nabycia usługi cateringowej lub zakupu usługi kompleksowej (np. organizacji spotkania świątecznego, gdzie usługa gastronomiczna będzie jedynie usługą pomocniczą).

Znaczenie ma też źródło finansowania spotkania świątecznego – prawo do odliczenia będzie przysługiwać, jeżeli środki pochodziły ze środków obrotowych (a nie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

Analizując kwestię pełnego odliczenia VAT od wydatków na organizację spotkania wigilijnego trzeba uwzględnić, kto brał udział w tej Wigilii (pracownicy, ich rodziny, a może również współpracownicy B2B czy kontrahenci). Można bowiem spotkać się z tezą, że w części, w jakiej wydatki dotyczą np. rodzin pracowników, prawo do odliczenia nie przysługuje.

Wigilia firmowa a pełna księgowość – gdzie zaksięgować wydatki?

Dla firm prowadzących pełną księgowość, czyli posiadających obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości, najważniejsze jest przyporządkowanie wydatków do odpowiednich kont księgowych oraz jasne określenie charakteru spotkania. Wigilia firmowa może zostać zakwalifikowana jako wydatek na cele integracyjne, pod warunkiem, że uczestniczyli w niej wyłącznie pracownicy firmy, a wydarzenie miało charakter zamknięty.

W praktyce najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest księgowanie takich kosztów na koncie zespołu 4, przykładowo: „Koszty reprezentacji i reklamy”, lub – jeśli nie ma wątpliwości co do charakteru pracowniczego spotkania – na kontach: „Koszty działalności socjalnej” albo „Koszty ogólnozakładowe” w zależności od wewnętrznej polityki rachunkowości firmy oraz rodzaju finansowania (środki obrotowe czy ZFŚS), księgowania mogą się różnić. W niektórych przypadkach stosuje się konta analityczne umożliwiające wyodrębnienie wydatków świątecznych jako osobnej kategorii.

Uproszczona księgowość – jak ująć wigilię w KPiR?

Przedsiębiorcy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów również muszą zadbać o to, by wydatki związane z wigilią zostały ujęte zgodnie z przepisami. Jeżeli spotkanie miało charakter pracowniczy i spełnia przesłanki uznania za koszt uzyskania przychodu, wówczas wydatek można zaksięgować w kolumnie 13 KPiR, jako „pozostałe wydatki”.

W tym miejscu warto jednak podkreślić, że każdy dokument księgowy powinien być odpowiednio opisany, najlepiej z adnotacją, że dotyczy spotkania wigilijnego dla pracowników. Dobrze jest dołączyć także dodatkową dokumentację: listę uczestników, program spotkania czy wewnętrzne notatki z decyzji o jego organizacji. Im bardziej szczegółowo udokumentujemy cel i przebieg wydarzenia, tym większa szansa, że urząd skarbowy nie zakwestionuje wydatku.

Jeśli wigilia miała charakter reprezentacji to nie ujmujemy jej w KPiR.

Prezenty świąteczne dla pracowników

W okresie świąt wiele firm obdarowuje swoich pracowników prezentami, co na pewno buduje pozytywny wizerunku firmy i motywuje. Jednak nawet drobne upominki mogą wywoływać konsekwencje podatkowe zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla obdarowanych.

Kluczowe znaczenie ma charakter przekazywanych prezentów – czy są formą nagrody motywacyjnej, reklamą, czy może darowizną. Dodatkowo, sposób finansowania upominków, np. ze środków ZFŚS, oraz ich wartość wpływają na zasady opodatkowania oraz rozliczania VAT.

Przekazanie prezentów pracownikom może stanowić dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT. Żeby prezent był uznany za przychód z innych nieodpłatnych świadczeń, muszą być spełnione odpowiednie warunki. Świadczenie powinno:

• być spełnione za zgodą pracownika i w jego interesie oraz
• przynieść mu indywidualne i wymierne korzyści.

Brak spełnienia jednego z warunków wyklucza możliwość opodatkowania prezentu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Gdy natomiast podarunek spełnił wszystkie przesłanki, pracodawca musi doliczyć wartość takich świadczeń do wynagrodzenia pracownika, obliczyć zaliczkę na podatek PIT oraz odprowadzić składki ZUS.

Innym sposobem przekazywania świątecznych upominków pracownikom jest wykorzystanie środków ZFŚS. Warunkiem jest dostosowanie świadczeń do indywidualnej sytuacji finansowej każdego pracownika oraz ograniczenie ich do osób wskazanych w regulaminie ZFŚS. Roczny limit zwolnienia podatkowego świadczeń finansowanych z ZFŚS wynosi 1000 złotych.

Sposób rozliczenia świątecznych prezentów dla pracowników zależy od ich charakteru. Jeśli prezent ma związek z wykonywaną pracą, np. jest formą nagrody, to stanowi przychód pracownika i może być kosztem pracodawcy. Natomiast prezenty o charakterze osobistym, niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem obowiązków służbowych, są traktowane jako darowizny i co do zasady zwolnione z podatku do określonego limitu oraz pracodawca nie może zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Prezenty a VAT

W drodze wyjątku opodatkowaniu VAT nie podlega przekazywanie m.in. prezentów o małej wartości, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Definicja prezentu o małej wartości została zawarta w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2) których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

Prawo do odliczenia VAT przy zakupie prezentów

Ustawa o VAT określa, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

• nabycia towarów i usług,
• dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Oznacza to, że prawo do odliczenia przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zasada ta wyklucza zatem możliwość dokonania odliczenia VAT związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

W związku z tym, jeśli zakup prezentów jest związany z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT, to należy stwierdzić, że podatnikowi – czynnemu podatnikowi VAT – będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie prezentów.